Mejora tu Impacto en las Reuniones, La Técnica Pomodoro para Mejorar tu Productividad


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Bienvenido/a a una nueva edición de Gestión en Simple, un Newsletter semanal con temas, recomendaciones e información útil para quienes se inician en roles de gestión

En esta edición:

  • Tres ideas simples para mejorar tu influencia en las reuniones cuando no estás dirigiendo
  • Cómo ser más productivo
  • Cita: Empezar

1. Cómo mejorar tu influencia en reuniones cuando no estás dirigiendo

Nadie esperaría que un equipo de fútbol se presente a un partido sin prepararse.

Sin una entrenamiento físico

Sin trabajar la táctica

Sin un plan de juego

Esto es porque el “partido” del fin de semana es el escenario en el que el equipo se juega sus resultados.

En gestión es parecido.

La reunión es el espacio donde confluyen ideas, se generan acuerdos, se monitorean planes y se analizan problemas.

Pero también es el espacio donde se juegan:

Los resultados

La reputación

El futuro de un proyecto

Todos quienes toman un rol de gestión deben empezar a asistir a múltiples reuniones.

Pero la mayoría no están preparados ni manejan los códigos básicos.

Acá tres ideas que te pueden ayudar a abordar mejor una reunión como participante (cuando no estés dirigiendo)

  1. Prepárate
    1. Identifica las prioridades e intereses de quienes asisten. Una buena reunión termina fortaleciendo la colaboración. Para que esto ocurra debes saber qué es lo importante para las otras personas.
    2. Define un objetivo para la reunión. ¿Qué es lo que a tí te gustaría obtener de esta reunión?
  2. Interviene Inteligentemente
    1. Escucha lo que se dice y lo que no se dice. Entendiendo lo último, sabrás interpretar lo primero.
    2. breve. Así se escucha el fondo del mensaje y no el ruido verbal. Habla más de 40 segundos y tu idea se pierde
    3. Agrupa 3 conceptos por intervención. Ten claro lo que quieres transmitir en cada intervención y no sobrepases tres ideas. Un tip útil es declararlo explícitamente: Quiero plantear 3 ideas… primero….. segundo…. tercero…
    4. Habla en simple. Algunos piensan que hablar conceptos que otros no conocen ayuda a “parecer inteligente”. Eso no es así. Lo que pasa, en cambio, es una de dos cosas: 1) Las personas que no entienden se sienten tontas, 2) Las personas pierden interés. Al contrario, si puedes explicar un concepto complejo de manera simple, aumenta el interés y las personas se sentirán mejor.
    5. No contradigas abiertamente. Y si vas a discrepar, hazlo sin que nadie se sienta amenazado. Cambia el “No estoy de acuerdo…” por “tengo una perspectiva distinta” (con tono amable)
  3. Maneja la “Post-Reunión”
    1. Haz seguimiento a las cosas importantes.
    2. Aclara y profundiza los temas más complejos con las personas clave de la reunión en conversación en persona.
    3. Focalizate en las soluciones y propuestas. Toma parte activa en la implementación de los acuerdos y gana espacio en la próxima reunión.

Las reuniones pueden ser un desgaste brutal de energía, pero también pueden transformarse en un espacio de crecimiento que le permita a tí y tu equipo lograr mejores resultados


2. La técnica de “Pomodoro” para mejorar tu productividad

Uno de los mayores desafíos que viví cuando empecé en roles de gestión fue aprender a manejar bien el tiempo.

Ya no había una agenda con pacientes, actividades claras y tiempos predefinidos.

En cambio, ahora había objetivos de trabajo, reuniones y metas.

Una de las técnicas que más me ha ayudado durante el tiempo que me he dedicado a la gestión es la “Técnica Pomodoro”, inventada por un italiano llamado Francisco Cirillo

La técnica es un método muy simple para mantenerte enfocado en el día a día. Acá los pasos:

  1. Elige una tarea
  2. Establece el temporizador en 25 minutos
  3. Trabaja solo en esa tarea por 25 minutos
  4. Toma un descanso corto de 5 minutos
  5. Después de 4 bloques. Toma un descanso largo de 15-30 minutos.

Un tip importante: El sistema no tiene porque ser perfecto. Pueden ser 20 minutos, o 15. Y también te puedes tomar un descanso más largo.

El punto es partir enfocado en sólo una tarea a la vez.

Sólo una


3. Cita: Empezar

“Un camino de mil kilómetros empieza con un solo paso” (Lao Tzu)

A veces nos vemos abrumados por lo complejo de una tarea o un objetivo.

Y postergamos empezar.

O decimos “para qué empezar si es tan difícil”

Pensar demasiado no siempre es útil. A veces es mejor simplemente empezar.

¡Hasta el próximo jueves!

Cristian

Gestión en Simple

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