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Bienvenido a Gestión en Simple, un newsletter con ideas y recomendaciones para quienes inician un rol de gestión.

Hoy te mostraré cómo optimizo mi tiempo y energía usando la “Matriz de priorización de Eisenhower”.

¿Por qué es importante?

Cuando empezamos nuestra carrera cómo clínicos, lo que hacemos en nuestro horario laboral lo decide alguien más.

Si trabajas en consulta, existe una agenda programada por un jefe.

Si trabajas en urgencia? Hay un turno con un horario definido.

Si trabajas en pabellón? Existe una tabla quirúrgica.

Pero cuando tomas un rol de gestión, esto cambia radicalmente y en tu agenda solo existen correos por responder, proyectos que impulsar y reuniones ante las cuales tienes que preparar cúmulos de información.

¿Cómo decidir qué hacer primero?¿Cómo organizar nuestro tiempo?

Una de las herramientas de gestión más útiles para esto es la Matriz de Eisenhower (Dwight Eisenhower fue un militar y político estadounidense conocido por su productividad y gran capacidad de organización).

Esta herramienta es ampliamente conocida en el mundo de la gestión. Yo leí de ella por primera vez en el fundamental libro de Stephen Covey: “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” y desde ese momento la uso sistemáticamente.

La matriz se basa en la premisa que podemos clasificar cada tarea de acuerdo a dos características:

1. Urgente/No Urgente: Dependiendo de la inmediatez con que necesitemos resolver.
2. Importante/No Importante: Dependiendo del nivel de impacto en los resultados y objetivos.

Así podemos construir una matriz de doble entrada, identificando 4 cuadrantes:

A continuación describiré cada uno de los cuadrantes y que debemos hacer con las actividades que estén en ellos:

Cuadrante I: Urgente e Importante

Acá están las tareas apremiantes y que tienen al mismo tiempo un impacto significativo en los resultados: Insatisfacción de un paciente, activación de un código de emergencia, presentación de estados de avance de proyectos estratégicos, etc.

Conducta Cuadrante I: Hacer

La decisión acá es muy simple: Debemos hacer estas tareas de inmediato y lo más rápido y eficientemente posible.

Dos tips adicionales:

• Evitarlas, en el largo plazo. Si siempre tenemos el mismo reclamo, deberíamos analizar la causa raíz y abordarla. Si sabemos que el proyecto va a vencer pronto, deberíamos planificar con tiempo
• Automatizar decisiones, ante la ocurrencia de estas contingencias. Puede ser “predefinir” un equipo de crisis, o tener claro a quien delegar parte de la resolución de un problema urgente futuro.

Cuadrante II: No Urgente e Importante

Están en este cuadrante las tareas que agregan mayor valor de largo plazo. Las que nos hacen crecer personal y profesionalmente.

Algunos ejemplos: Participar en alguna conversación constructiva con un coach, realizar una sesión de análisis y plan de mejora en conjunto con el equipo, completar un curso, escribir, etc…

Conducta Cuadrante II: Planificar

Nuestra conducta es agendarlas y asignarles un tiempo significativo. Debemos proteger este valioso tiempo de la tentación de lo “no importante”, como veremos a continuación.

Un tip adicional es partir realizando estas tareas muy temprano en las mañanas, cuando la atención es mayor y la mente está menos saturada.

Cuadrante III: Urgente no Importante

Aquí encontramos esas tareas que se deben resolver en el corto plazo, pero que en definitiva no tienen un impacto significativo en nuestros resultados, crecimiento ni bienestar.

Acá están las reuniones en que estamos invitados “para conocimiento”; invitaciones a actividades “en representación”, o preparación de informes que sabemos que en definitiva no cambiarán sustantivamente nuestros resultados.

Conducta Cuadrante III: Delegar

Simplemente acá debemos aprender a delegar, de manera que se realicen las tareas rápidamente (de ahí a urgencia), pero que no consuma nuestro valioso tiempo, que debe estar abocado a las tareas más importantes.

Un tip adicional: Aprende a delegar.

Delegar tiene cuatro componentes básicos

1. Identificar la persona adecuada para delegar (que tenga las competencias y actitud correcta)
2. Establecer claramente el objetivo que se busca con la tarea delegada.
3. Definir cuál es la tarea concreta que debe hacer.
4. Establecer condiciones del cumplimiento: Qué tiene que estar terminado, para cuando y en con qué especificaciones..

“Tip pro” de nivel ejecutivo: Cuando tengas confianza en la persona en que delegas (conocimiento + actitud) en vez de delegar la tarea, delega la responsabilidad de cumplir el objetivo. De esta manera permites cierta flexibilidad, pero con claridad en el objetivo que se busca lograr

Cuadrante IV: No Importante & No Urgente

Este es el lugar de las actividades que no aportan valor. Conversaciones extensas sin sentido, reuniones de quejas sin análisis, llamadas por temas triviales, y un largo etcétera.

Conducta Cuadrante IV: La única estrategia razonable acá es Eliminar.

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Algunas reflexiones adicionales:

• Clasificar las tareas (luego de hacerlo con cierta regularidad) toma casi nada de tiempo, pero los beneficios pueden ser enormes.
• La mayor efectividad se alcanza cuando estamos en el Cuadrante II.
• El tiempo es finito. Minuto gastado en tareas inútiles, es minuto perdido para actividades que nos generarán realmente logros profesionales y personales.

Buen domingo y buena gestión,

Cristian